信息的准确性与洋葱的故事

行政文秘人员为老板收集的信息一定要准确，关于这一点，有一家大公司的经理曾讲过这样一个耐人寻味的小故事：“一天，我坐车路过一家蔬菜店，看见门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮被太阳晒得红红的，上面还沾着泥巴。回到办公室后，我让人到那个蔬菜店给我买个洋葱。可是，当那个洋葱放到我的办公桌上的时候，只剩下一点心儿了。原来当科员买来把它交给科长之前，把外面那层沾着泥巴的皮剥掉了；到了科长那里，科长又把那几层红皮剥掉了，因为这样看起来好看些；送给我的秘书的时候，她又剥了几层皮。这样当洋葱到我手上的时候，虽然还是洋葱，但已经不再是我所需要的洋葱了。所以我把他们通通叫来批评了一顿。” 虽然为领导收集情报不像买洋葱的小故事那么简单，但道理却是一样的。准确性是指信息的正确性，这是收集信息材料的基础。在搜集过程中特别要注意材料中的时间、地点、人名、数字和引文等特别容易出现问题的“关键点”，对这些地方要认真加以核实，以免出错，干扰公司的正常业务。在信息的收集中，最容易出现问题的是数字，因为将数字从最初的信息源收集起来，为了使其具有最大的可用性，中间要经过一系列分类、汇总过程，这个过程中常常会出现这样或那样的问题以至于最后得到的是不准确的数字信息，这也是一种很常见的情形，所以对数字信息一定特别注意交叉检验。 而且上面提到的小故事还包含着这样的道理，即收集上司所需要的信息，在送交上司之前，不要做太多的加工和修改，这样往往会把其中很有价值的那部分挤掉，从而使上司不能根据材料作出有利于公司的正确决策。 对信息的准确性的要求其实是对行政文秘人员的要求。因为信息源一定的话，保证所求信息的准确性就成了对行政文秘人员的要求，行政文秘人员要将收集到的信息与原来的数据进行检查、校对，确保不让未经核实的东西成为所收集的信息的一部分。